Khi có học viên mới đăng ký gói tập, đội ngũ vận hành sẽ thao tác theo 4 bước chính: tạo hội viên, tạo đơn hàng/gói tập, điểm danh khi học viên đến lớp, và theo dõi gia hạn.

1. Tạo hội viên ở đâu?

Vào menu Yoga CRM → Hội viên.

Tại đây bạn có thể:

• Nhấn Tạo mới
• Nhập thông tin học viên: họ tên, số điện thoại, email, địa chỉ, ngày sinh, mã hội viên
• Chọn chi nhánh nếu trung tâm có nhiều cơ sở
• Lưu lại để tạo hồ sơ học viên

Nếu cần thao tác nhanh ngay lúc bán gói, hệ thống cũng hỗ trợ tạo nhanh học viên trong lúc lên đơn.

2. Tạo gói tập ở đâu?

Vào menu Yoga CRM → Gói tập.

Tại đây bạn thiết lập các gói mà trung tâm đang bán, ví dụ:

• Gói 8 buổi
• Gói 12 buổi
• Gói 1 tháng
• Gói yoga cá nhân

Mỗi gói có thể khai báo:

• Tên gói
• Giá
• Số buổi hoặc thời lượng
• Trạng thái hoạt động

Bước này thường chỉ cần tạo một lần, sau đó dùng lại khi bán cho học viên.

3. Đăng ký gói cho học viên ở đâu?

Vào menu Yoga CRM → Đơn hàng.

Sau đó:

1. Nhấn Tạo mới
2. Chọn học viên
3. Chọn gói tập
4. Chọn chi nhánh, lớp học, nhân viên phụ trách nếu cần
5. Nhập ngày bắt đầu, ngày kết thúc, số buổi, giá bán, giảm giá
6. Lưu đơn

Đây là bước ghi nhận việc học viên đã mua gói và bắt đầu sử dụng.

4. Tạo lớp học ở đâu?

Vào menu Yoga CRM → Lớp học.

Tại đây bạn có thể tạo danh sách lớp để dùng khi lên đơn hoặc điểm danh, ví dụ:

• Yoga cơ bản
• Yoga trị liệu
• Yoga bay
• Meditation

Nếu trung tâm có nhiều lớp hoặc nhiều khung giờ, nên tạo sẵn để quản lý rõ ràng hơn.

5. Điểm danh học viên vào đâu?

Có 2 cách:

• Vào Điểm danh
• Hoặc vào Điểm danh → Quét mã QR

Cách 1, điểm danh thủ công:

1. Chọn học viên
2. Chọn đơn hàng/gói tập đang sử dụng
3. Chọn lớp học, chi nhánh, nhân viên check-in nếu cần
4. Chọn thời gian điểm danh
5. Lưu lại

Cách 2, quét QR:

• Dùng màn hình quét QR để quét mã hội viên
• Hệ thống sẽ tự kiểm tra gói còn hiệu lực hay không
• Nếu hợp lệ, hệ thống tự tạo bản ghi điểm danh

6. Xem học viên sắp hết gói ở đâu?

Vào Yoga CRM → Đơn hàng.

Trong đây có các mục:

• Sắp tới hạn
• Đã hết hạn

Đội ngũ có thể dựa vào đây để gọi điện, nhắn Zalo hoặc tư vấn gia hạn.

7. Gia hạn gói ở đâu?

Vào Gia hạn.

Tại đây bạn ghi nhận:

• Học viên gia hạn gói nào
• Ngày gia hạn
• Số tiền gia hạn
• Ghi chú nếu có

Thông tin này giúp theo dõi lịch sử tái đăng ký của từng học viên.

8. Xem báo cáo ở đâu?

Vào Báo cáo.

Tại đây admin hoặc chủ trung tâm có thể xem:

• Doanh thu trong kỳ
• Số đơn mới
• Số học viên mới
• Lượt điểm danh
• Doanh thu theo gói
• Doanh thu theo nguồn khách
• Danh sách khách hàng nổi bật
• Các đơn sắp hết hạn

9. Quy trình thao tác chuẩn cho lễ tân/admin

Khi có học viên mới:

1. Vào Hội viên để tạo hồ sơ
2. Vào Đơn hàng để đăng ký gói
3. Khi học viên đến lớp, vào Điểm danh hoặc Quét QR
4. Theo dõi Sắp tới hạn để chăm sóc gia hạn
5. Xem Báo cáo để nắm tình hình vận hành